Os desafios comuns na gestão de voluntariado estão relacionados à capacidade do programa de motivar e reter seus voluntários. 

Coletar e administrar dados e informações. 

E medir o impacto das atividades do programa. 

O nível de motivação e retenção dão sinais do engajamento, se ele é permanente ou movido por altos e baixos. 

Dados e informações indicam o perfil do grupo de voluntários, e possíveis tendências do programa. 

O impacto, vai depender do alcance e da qualidade da atividade voluntária. 

Para conseguir gerenciar tudo isso são necessárias competências específicas e dedicação exclusiva dos profissionais. 

Por isso, esses desafios são tão comuns nos programas de voluntariado. 

A realidade de muitos programas ainda é de recursos escassos. E poucos profissionais fazendo o dobro do trabalho.

Vamos aprofundar um pouco mais, cada um desses desafios. 

Desafios comuns na gestão de voluntariado

Os desafios comuns na gestão de voluntariado são o engajamento da comunidade de voluntários, o registro e manutenção de dados e a avaliação do impacto. Todos os outros desafios derivam desse grupo.   

• Engajamento

O engajamento de voluntários é um desafio comum porque ele necessita de um recurso escasso em muitos programas de voluntariado: o tempo dedicado às pessoas.

Para engajar voluntários é preciso conhecer o que as pessoas desejam do programa, suas motivações pessoais. 

E oferecer uma experiência de voluntariado excepcional, ao ponto de decidirem ficar por mais tempo.

Os profissionais responsáveis pelo programa precisam de dedicação exclusiva para obter altos níveis de engajamento. 

Se tempo para engajar é o seu problema, duas opções podem funcionar provisoriamente:

Dividir a gestão com outro profissional, desde que o vínculo com o grupo de voluntários não seja afetado.   

Desenvolver voluntários líderes, para gerenciar uma ou mais etapas do ciclo de vida do programa.

Independente da escolha, o tempo e a consistência na gestão são cruciais.   

• Dados

O registro e manutenção de dados é outro desafio comum da gestão de voluntariado, porque necessita de padrões elevados de organização e alguma tecnologia. 

Estamos falando de registros pessoais dos voluntários, das pessoas e comunidades impactadas pelo programa, e dados gerados a cada atividade. 

Todo esse conjunto gera informações importantes para relatórios de atividades e prestações de contas.

E também são fundamentais para pedidos de financiamentos, planos de comunicação e marketing, estratégias de voluntariado e estratégias de impacto social.

A falta dessas informações significa oportunidades perdidas, muita pressão e stress na gestão do programa. 

Dados devem ser coletados com a estrutura tecnológica adequada. 

Se possível, com um sistema que automatize a coleta de dados em etapas específicas do ciclo de vida do programa- como recrutamento e seleção.  

Se não for possível a utilização de tecnologia, a organização manual dos dados em planilhas on-line pode funcionar por algum tempo. 

O importante é restringir o acesso a poucas pessoas, e manter os dados sempre atualizados. 

Dados bem administrados são um indicativo de transparência, responsabilidade e boa gestão. 

• Resultados 

O desafio de medir os resultados e avaliar o impacto do programa talvez seja o mais complexo de todos.

Aqui, resultado e impacto são coisas diferentes, porém complementares. 

O resultado do programa mostra os fatores operacionais e de eficiência. 

Se o programa funciona com previsibilidade e com os recursos adequados.

Se possui uma estratégia de voluntariado alinhada com a teoria da mudança que a organização possui. 

E a qualidade da experiência de voluntariado. 

Já o impacto indica em que medida a atividade voluntária gerou mudanças na vida de outras pessoas e comunidades.

O impacto é proporcional à intensidade e qualidade da intervenção dos voluntários. 

Se o programa não é compreendido como um instrumento de intervenção social, podemos obter resultado, mas não necessariamente impacto social.

Cada programa pode utilizar componentes próprios para avaliar o impacto do voluntariado. 

Mas alguns são básicos, como avaliar a qualidade das parceiras, se o impacto foi multiplicado em função delas.

Avaliar o nível de engajamento dos voluntários, avaliar por meio de dados quais perfis de voluntários maximizaram o impacto.

E, o mais importante, avaliar a receptividade e a qualidade da intervenção, por parte de pessoas e comunidades beneficiadas pelo programa. 

Esses desafios tão comuns na gestão de voluntariado, não são simples de serem abordados. 

Por isso, os profissionais do programa são permanentemente confrontados com a necessidade de demonstrar o lado técnico do seu trabalho. 

E a relevância do voluntariado, como um instrumento de intervenção social para o desenvolvimento sustentável.

Sem consistência e intencionalidade, não há engajamento.

Sem dados, não há decisões estratégicas. 

E sem medir o impacto social, a atividade voluntária perde o seu potencial de maximizar a mudança.